Privacy e albergatori: il Garante interviene sulla copia dei documenti d’identità degli ospiti

Nel settore alberghiero (alberghi, B&B ed affittacamere) la gestione dei dati personali degli ospiti è da sempre un punto delicato. Ogni check-in comporta infatti la raccolta di informazioni identificative, spesso accompagnata da una prassi molto diffusa: la fotocopia o scansione del documento d’identità del cliente.

Per anni questa abitudine è stata considerata “normale”, quasi una forma di tutela operativa per le strutture. Tuttavia, l’intervento del Garante per la protezione dei dati personali ha chiarito in modo netto un principio fondamentale: la copia del documento d’identità degli ospiti non può essere conservata.

Il punto centrale: solo i dati necessari, non di più

Il Garante ha ribadito un concetto chiave del GDPR: il principio di minimizzazione.

In altre parole, ogni struttura ricettiva può trattare solo i dati strettamente necessari per adempiere agli obblighi di legge. Nulla di più.

Nel caso degli alberghi, questo significa che è consentito raccogliere i dati identificativi dell’ospite, ma non conservarne una copia integrale del documento.

Perché la copia del documento non è ammessa

Secondo l’Autorità, la conservazione di una fotocopia o scansione del documento:

• comporta un trattamento eccessivo rispetto alle finalità

• espone a rischi inutili per la sicurezza dei dati

• non è richiesta da alcuna norma per la gestione dell’ospitalità

• aumenta la responsabilità del titolare del trattamento

In sintesi: anche se può sembrare una pratica comoda, non è giustificata dal punto di vista della privacy.

Cosa devono fare invece gli albergatori

Gli obblighi delle strutture ricettive restano comunque chiari, ma devono essere gestiti in modo corretto.

In particolare:

• identificare l’ospite al momento del check-in

• raccogliere solo i dati necessari

• comunicare le generalità alla Questura tramite il portale “Alloggiati Web”

• evitare la conservazione di copie dei documenti

• garantire misure di sicurezza adeguate sui dati trattati

Il sistema “Alloggiati Web”, infatti, è proprio lo strumento previsto per l’invio dei dati alle autorità di pubblica sicurezza, senza necessità di archiviare ulteriori copie.

Dove nasce l’errore più comune

Molte strutture continuano a conservare copie dei documenti per abitudine o per “sicurezza interna”. L’idea è quella di tutelarsi in caso di contestazioni o problemi.

In realtà, questa pratica genera l’effetto opposto: aumenta l’esposizione a rischi sanzionatori e non aggiunge alcun valore giuridico alla gestione del soggiorno.

Le indicazioni del Garante, in pratica

Il principio è semplice ma spesso sottovalutato:

• si possono verificare i documenti

• si possono trascrivere i dati necessari

• si devono comunicare alle autorità competenti

• ma non si possono conservare copie integrali dei documenti d’identità 

La gestione corretta, quindi, non è più “cartacea e accumulativa”, ma essenziale e digitale, basata solo sui dati strettamente richiesti.

Le conseguenze per le strutture ricettive

Ignorare queste indicazioni non è un dettaglio formale. Può comportare:

• violazioni del GDPR

• sanzioni amministrative anche rilevanti

• criticità in caso di controlli

• perdita di fiducia da parte degli ospiti

Ma soprattutto espone le strutture a una gestione dei dati non proporzionata e quindi non conforme.

L’intervento del Garante ha un messaggio molto chiaro: nel settore alberghiero la sicurezza non si garantisce accumulando documenti, ma gestendo correttamente i dati.

La copia del documento d’identità, spesso considerata una tutela, è in realtà un’abitudine superata e non conforme.

Oggi la vera domanda per ogni struttura ricettiva non è “conserviamo abbastanza dati?”, ma piuttosto: stiamo conservando solo quelli che siamo davvero autorizzati a trattare?