Telecamere installate? Attenzione: potresti già violare il GDPR (senza saperlo)

Sempre più realtà ricorrono alla videosorveglianza: aziende, attività commerciali, studi professionali, enti pubblici, strutture sanitarie, scuole, hotel, centri sportivi e naturalmente condomìni. Le telecamere rappresentano uno strumento sempre più diffuso per garantire sicurezza, prevenire furti e tutelare persone e beni.

Quello che spesso viene sottovalutato, però, è che un impianto di videosorveglianza non è solo una scelta tecnica, ma comporta anche precisi obblighi giuridici. Le immagini registrate, infatti, possono costituire dati personali e la loro raccolta e gestione rientra nell’ambito di applicazione del Regolamento (UE) 2016/679 – Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).

In molti casi sistemi installati con finalità di sicurezza rischiano, senza volerlo, di non essere conformi alla normativa sulla privacy.

Quando la videosorveglianza diventa trattamento di dati personali?

Ogni volta che una telecamera riprende persone identificabili — dipendenti, clienti, utenti o semplici visitatori — si realizza un vero e proprio trattamento di dati personali.

Questo significa che il soggetto che decide di installare il sistema (impresa, ente, condominio o organizzazione) assume il ruolo di titolare del trattamento e deve rispettare i principi fondamentali previsti dal GDPR, tra cui:

• liceità del trattamento;

• necessità e proporzionalità;

• limitazione delle finalità;

• minimizzazione dei dati;

• adeguata sicurezza delle informazioni raccolte.

In altri termini, non basta installare telecamere per motivi generici di sicurezza: è necessario che il sistema sia realmente giustificato e utilizzato nel rispetto di criteri ben precisi.

I soggetti più frequentemente coinvolti

Le questioni legate alla videosorveglianza riguardano una platea molto ampia di soggetti giuridici ed organizzazioni.

Tra i casi più frequenti troviamo:

• società e imprese che installano telecamere nei luoghi di lavoro o negli stabilimenti

• attività commerciali e studi professionali

• condomini che monitorano ingressi, cortili e autorimesse

• enti pubblici e amministrazioni locali

• istituti scolastici e università

• strutture sanitarie e socio-assistenziali

• strutture ricettive, hotel e centri sportivi

• associazioni, fondazioni ed enti del terzo settore

In tutti questi contesti l’utilizzo delle telecamere deve avvenire nel rispetto di regole specifiche e documentate.

Gli errori più comuni nella pratica

Nella realtà operativa molti sistemi di videosorveglianza presentano criticità che possono comportare violazioni della normativa.

Tra le più ricorrenti si segnalano:

• assenza o inadeguatezza dell’informativaChi accede a un’area videosorvegliata deve essere informato tramite apposita segnaletica chiara e visibile.

• conservazione delle immagini troppo lungaLe registrazioni non possono essere conservate indefinitamente; nella maggior parte dei casi la conservazione deve essere limitata a periodi molto brevi.

• accesso non controllato alle registrazioniLe immagini devono essere accessibili solo a soggetti autorizzati e adeguatamente istruiti.

• riprese non proporzionateTelecamere che inquadrano spazi pubblici, abitazioni private o aree non pertinenti possono determinare violazioni dei principi di proporzionalità e minimizzazione.

  
  

Videosorveglianza nei luoghi di lavoro

Particolare attenzione deve essere prestata nei contesti lavorativi.

Quando le telecamere sono installate in ambienti in cui operano dipendenti o collaboratori, entrano in gioco anche le norme sul controllo a distanza dei lavoratori. In questi casi può essere necessario:

• un accordo con le rappresentanze sindacali, oppure

• un’autorizzazione dell’ispettorato del lavoro.

L’installazione di sistemi di videosorveglianza senza il rispetto di queste procedure può rendere l’impianto illegittimo, anche se finalizzato alla sicurezza.

Il ruolo dell’autorità garante

In Italia la vigilanza sul rispetto delle regole in materia di protezione dei dati personali è affidata al Garante per la protezione dei dati personali.

L’autorità può intervenire con:

• provvedimenti correttivi

• ordini di limitazione o cessazione del trattamento

• sanzioni amministrative anche significative (che possono arrivare fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato annuo globale),

Oltre al rischio di sanzioni una gestione non conforme della videosorveglianza può esporre imprese ed enti anche a contenziosi e richieste risarcitorie.

I principali documenti da avere per evitare sanzioni

Per garantire il rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali prevista dal Regolamento (UE) 2016/679, l’installazione di un sistema di videosorveglianza dovrebbe essere accompagnata dalla predisposizione di una serie di documenti e procedure organizzative. Tra i principali:

• Informativa sulla videosorveglianza (informativa breve tramite cartelli e informativa estesa disponibile agli interessati);

• Registro delle attività di trattamento, con indicazione del trattamento relativo alla videosorveglianza;

• Atto di designazione dei soggetti autorizzati ad accedere alle immagini e alle registrazioni;

• Nomina dei responsabili del trattamento, qualora soggetti esterni gestiscano l’impianto o i sistemi di archiviazione (es. fornitori IT o società di vigilanza);

• Policy o procedura interna sulla gestione della videosorveglianza, che disciplini accesso alle immagini, utilizzo e cancellazione dei dati;

• Definizione e documentazione dei tempi di conservazione delle registrazioni;

• Valutazione dei rischi e delle misure di sicurezza adottate per proteggere i dati raccolti;

• Eventuale valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA) nei casi previsti dalla normativa;

• Accordi o autorizzazioni richieste in ambito lavorativo, ove la videosorveglianza riguardi luoghi di lavoro.

La predisposizione e l’aggiornamento di tale documentazione rappresentano un elemento essenziale per dimostrare la conformità del sistema di videosorveglianza e la corretta gestione dei dati personali trattati.

Una gestione corretta della videosorveglianza

La videosorveglianza rappresenta uno strumento importante per la tutela della sicurezza e del patrimonio di imprese, enti e organizzazioni. Tuttavia, affinché il sistema sia realmente efficace e legittimo, è necessario che venga progettato e gestito nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali.

Lo Studio presta assistenza ad aziende, enti pubblici, condomìni, organizzazioni e attività professionali nella corretta impostazione e gestione dei sistemi di videosorveglianza, supportando i clienti nell’analisi preventiva dei rischi, nella predisposizione della documentazione privacy e nell’adozione delle misure organizzative e tecniche richieste dalla normativa.

Un supporto mirato consente di conciliare esigenze di sicurezza e rispetto della privacy, evitando criticità e garantendo una gestione conforme e consapevole degli impianti di videosorveglianza.